Компания «Портал-Юг» завершила комплексную автоматизацию издательства «Мозаика-Синтез»

Книжное издательство «МОЗАИКА-СИНТЕЗ» и Компания «Портал-Юг» успешно реализовали проект комплексной автоматизации на базе «1С:ERP Управление предприятием». Новая система интегрирована с «1С:Документооборотом», «1С:WMS Логистика. Управление складом» и другими информационными системами компании, с интернет-магазином издательства, сторонними интернет-магазинами и сайтами маркетплейсов. Унифицирована нормативно-справочная информация. Оптимизирована работа с входящими заказами, организована адресная работа с каждым клиентом, улучшились скорость и качество обслуживания. В результате обработка заказов ускорилась на 30%, усилен контроль за их прохождением по технологической цепочке. На 20% сокращено время согласования заявок на расходование денежных средств. Взаимодействие с маркетплейсами и интернет-магазинами существенно упростилось, издательство смогло расширить свою деятельность в сфере онлайн-торговли.

«МОЗАИКА-СИНТЕЗ» – ведущее российское издательство в области дошкольного воспитания и образования, которое ежегодно выпускает более 700 изданий с общим тиражом, превышающим 10 миллионов экземпляров. У компании есть интернет-магазин, 7 розничных магазинов, собственный автопарк, который занимается доставкой продукции клиентам. Общая производственная и складская площадь составляет 6,5 тысяч кв. м. Ассортимент издательства – более 75 000 наименований продукции. Ежедневное количество входящих заказов варьируется от 200 до 600. При таком объеме работы очень важно оперативное взаимодействие между отделом продаж, который обрабатывает заказы, складом, где резервируются и собираются товары, и отделом логистики, который организует доставку заказов клиентам. 

Ранее в подразделениях компании для разных направлений деятельности использовались разные, не интегрированные между собой, информационные системы. Нормативно-справочная информация не была унифицирована. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, контролировать остатки на складе, анализировать динамику закупок и продаж.

Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, унифицировать и централизовать управление нормативно-справочной информацией. Перед руководством компании стояла цель – увеличить объем продаж без расширения штата сотрудников. Для этого требовалось организовать адресную работу с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазина, повысить качество и скорость обработки заказов, усилить контроль за прохождением заказов по технологической цепочке, расширить каналы сбыта (выйти в маркетплейсы, наладить взаимодействие с другими интернет-магазинами и т.п.).

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием». Партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг», которая была выбрана по результатам внутреннего конкурса. Проект был выполнен за один год, новая система развернута на 100 рабочих местах во всех отделах предприятия.

 Ключевые результаты проекта

В единую систему управления компанией на базе 1С:ERP интегрированы все информационные системы компании, в том числе: «1С:Документооборот 8», «1С:WMS Логистика. Управление складом», системы электронного документооборота с внешними контрагентами, системы учета посетителей в розничных магазинах. 

Оптимизирована работа с заказами клиентов. От клиентов могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера – в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. В ходе проекта было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, которое позволяет загружать заказы клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов и групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки). В результате обработка заказов ускорилась на 30%. Менеджеры получили возможность обрабатывать до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% в пиковые нагрузки. Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал, теперь такая необходимость отпала.

Усилен контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. В 1С:ERP реализована специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой 1С:WMS. При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в 1С:ERP. 

Обеспечено получение детализированных данных для анализа продаж по каждой отдельной книге. Типовые инструменты 1С:ERP позволили организовать детализированный анализ продаж с реальными данными по отдельным, реализованным в составе миксов, книгам. Это дало возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы, а также более точно планировать производство в соответствии с реальными потребностями бизнеса.

Специалисты отдела закупок тратят на 20% меньше времени на внесение в систему данных о закупаемой продукции. В ходе проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайс-листов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и дополнительными свойствами, а также сразу внести в 1С:ERP закупочные и продажные цены (прайс-листы на продукцию). 

Реализован оперативный обмен данными о заказах между 1С:ERP и интернет-магазинами. Это позволяет менеджерам адресно работать с каждым клиентом – анализировать активность, оценивать потребности и интересы, разрабатывать индивидуальные предложения для повышения продаж.

Оптимизировано взаимодействие с торговыми площадками. Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В ходе проекта маркетплейсы были включены в обмен заказами между интернет-сайтами и 1С:ERP наравне с остальными клиентами. Было разработано специальное рабочее место, которое позволило в автоматизированном режиме контролировать платежи по заказам и расходы на комиссию маркетплейса, выполнять взаимозачеты встречных обязательств. 

Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств. Все заявки консолидируются в 1С:ERP в специальном рабочем месте «Согласование заявок на расходование денежных средств», в едином формате. Руководство видит все документы в режиме «одного окна». Это ускоряет согласование и выполнение платежей, значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%.

В системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, по направлениям деятельности и др. Это помогает руководству лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса в сложных экономических условиях.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *